Для налаштування шаблонів перед візитом перейдімо до розділу
«Налаштування» – «Шаблони повідомлень» – «Altegio» – «Нагадування перед візитом».
За замовчуванням тут є два шаблони: за 2 години до візиту та за 24 години до візиту. Шаблон за 24 години до візиту за замовчуванням передбачає, що клієнт у відповідь на його відправлення надішле «1» для підтвердження та «3» для скасування запису.
Щоб відредагувати шаблон, натисніть на іконку з олівцем у стовпці «Дії» праворуч від потрібного шаблону, після чого ви перейдете до меню редагування шаблону.
Для початку розглянемо налаштування шаблону, який не налаштований на підтвердження запису:
«Введіть назву шаблону» – у це поле вводиться назва шаблону. Для зручності рекомендуємо вказувати назву, яка показує, за скільки годин до візиту має спрацювати шаблон.
«Канал» – у цьому полі ви обираєте канал, через який працюватиме шаблон. У разі вибору «За замовчуванням» шаблон працюватиме за каскадом каналів (детальніше про каскад каналів – у відповідній статті).
«Виберіть одержувача» – у цьому полі обирається, кому буде надіслано шаблон: клієнту або майстру.
«Виберіть варіант надсилання нагадування» – ця опція дозволяє обрати, як саме працюватиме шаблон нагадування:
«За X годин до візиту» – шаблон надсилатиметься за визначений час до візиту, який ви вкажете в полі «За скільки годин надіслати нагадування (у годинах)».
«Фіксований час» – шаблон надсилатиметься за добу до візиту в певний час, який ви вкажете в полі «Вкажіть фіксований час, у який буде надсилатися нагадування». Наприклад, якщо ви вкажете «12», то відносно запису, зробленого 06.09.2025, шаблон надійде 05.09.2025 о 12 00. Ми не рекомендуємо створювати більше одного шаблону з фіксованим часом, оскільки зазначений фіксований час застосовуватиметься до всіх шаблонів такого типу.
«Обмеження кількості повідомлень на годину» – це налаштування зменшує кількість повідомлень, які отримує клієнт за годину за цим шаблоном. Наприклад, якщо передбачено, що клієнт отримає 20 повідомлень із нагадуванням за одну годину, то при значенні 2 клієнт отримуватиме лише 2 повідомлення на годину протягом 10 годин.
«Не надсилати нагадування для записів, зроблених менш ніж за 24 години» – ця опція блокує відправлення нагадувань, якщо запис був створений менш ніж за 24 години до початку. У такому разі повідомлення просто не надсилається.
«Шаблон не потребує підтвердження клієнтом» – якщо цю функцію увімкнено, вона вимикає активацію підтвердження запису. Тобто, якщо клієнт надсилає будь-яку цифру, повʼязану з підтвердженням запису 1 або 3 за замовчуванням), підтвердження в Altegio не відбудеться. Детальніше про цю опцію буде описано нижче.
«Для записів зі статусом “Клієнт підтвердив”» – у цьому полі вказується, як шаблон реагуватиме на клієнтів, чий запис уже був підтверджений до моменту його відправлення.
«Активувати користувачеві меню для каналу» – це налаштування дозволяє запускати шаблон із головного меню. Наприклад, якщо вказати активацію головного меню (яке викликається символом «#»), то при відповіді клієнта на шаблон нагадування повідомленнями, що активують пункти головного меню, він отримає відповідне повідомлення.
У самому шаблоні, який використовується для підтвердження візиту, мають бути зазначені такі параметри:
Поле «Активувати користувачу меню» має бути ПУСТИМ, інакше шаблон не працюватиме. Також опція «Шаблон не потребує підтвердження клієнтом» вимикає алгоритм підтвердження/скасування запису, тобто навіть якщо в тексті вказані «1» і «3», при відповіді на шаблон відповідні дії не виконуватимуться.
Опція «Шаблон не потребує підтвердження клієнтом» працює таким чином: вона забороняє активацію шаблону #ORDER_NOTICE# (який відповідає за підтвердження запису) для конкретного шаблону. Відповідно, якщо ця опція увімкнена, #ORDER_NOTICE# спрацює лише для наступного за часом шаблону. Наприклад, якщо у вас є шаблони за 72 год, 48 год, 24 год і 2 год, то спочатку підтвердження запису буде активним для шаблону за 72 години. Однак, якщо для нього увімкнено цю опцію, підтвердження запису стане активним уже з шаблону за 48 годин.
Самі відповіді на «1» і «3» налаштовуються в головному меню проєкту. Їх можна знайти під назвами Visit confirmation або «Підтвердження візиту»
та Appointment cancellation або «Скасування запису на прийом».
Якщо клієнт хоче, щоб певна дія виконувалася при надсиланні іншої цифри, у цих шаблонах можна змінити «повідомлення для активації».
Після внесення змін необхідно не забути змінити ці цифри і в самому шаблоні з нагадуванням про запис.
Важливе зауваження: якщо в шаблонах головного меню відсутній шаблон із повідомленням для активації #ORDER_NOTICE#, або якщо головне меню вимкнене опцією «Автоматична відповідь бота» через меню каналу (розділ «Налаштування» – «Канали», яке відкривається при натисканні на іконку шестерні біля каналу), підтвердження візиту не спрацює.
Першу ситуацію можна виправити шляхом повторного створення шаблону в головному меню:
Перейдіть до розділу «Налаштування» – «Шаблони повідомлень» – «Головне меню (усі канали)». Оберіть головне меню потрібного вам каналу (на скріншоті нижче присутні лише WhatsApp і віджет) та натисніть кнопку «Створити шаблон».
У вікні, що відкриється, у полі «Повідомлення для активації» введіть вручну або скопіюйте #ORDER_NOTICE#, після чого натисніть кнопку «Зберегти». Інші поля заповнювати не потрібно.
Другу ситуацію можна виправити таким чином:
Перейдіть до розділу «Налаштування» – «Канали» та натисніть на іконку шестерні праворуч від каналу, на якому не спрацювало підтвердження запису.
Переконайтеся, що опція «Автоматична відповідь бота» увімкнена.
Також підтвердження візиту може не спрацювати, якщо діалог із клієнтом перебуває в папці «В роботі» у когось зі співробітників проєкту.